一、出国（境）计划及经费申报

1.每年10月左右通知各学院申报下一年度出国计划及经费预算(具体时间见当年通知)。外事处汇总出国计划,经领导审批后上报省外办因公出国审批系统，同时整合出国经费预算上报学校计财处,经计财处审核并报领导审批后，由计财处上报省财政厅。  

2.上年未上报计划及经费预算者，按规定外事处不予受理出国申请材料。  

二、教师提交材料（距出访前3个月）

1.中外文邀请函、详细日程。  

2.身份证、工作证复印件，白底小二寸照片4张（没有公务护照）白底小二寸6张，所赴国家签证照片2张（有公务护照）。  

3.如参会，需附本人研究方向、会议介绍、参会意义，提交论文者附中英文摘要。  

注：以上材料一般需在出访前三个月提交，个别国家和地区需提前更长时间。

三、外事处审核并公示（5个工作日）

外事处接到材料后进行初步审核，并就教师出访时间、任务、经费及出访人信息等内容在外事处网页进行公示，公示期为五个工作日。  

四．公示无异议后，外事处准备以下材料 （一般5个工作日）

1.报省外办请示文件（拟文，外事处长签字、校办审核，校办主任签字，分管外事校长签字，校长签字）。  

2.因公出国个人情况登记表（外事副校长签字盖章）。  

3.因公出国任务申请表（外事处长、外事副校长、党委书记签字盖章）。  

4.公示结果。  

5.邀请函担保函。  

6.名单表两份。  

7.情况说明（出访时间大于国家规定天数）。  

8.计划修改（对原申报出访国家任务有更改的,须先在外办审批系统进行修改,审批后才可上传团组材料）。  

注：以上材料一般需五个工作日，遇寒暑假及出访高峰期会有所延迟，外事处将根据出国任务的轻重和时间的缓急程度进行处理。

五、出国经费审核 （3-5个工作日）

教师持外事处填报的经费审核表及上一年度学校因公出国（境）预算申请表到计财处签字盖章，随后至省财政厅（太原市迎泽大街345号）科教文处办公室审核，处长签字盖章。  

六、省外办系统网上审批（一般5个工作日）

外事处在省外办网上审批系统填报相关信息，扫描上传上述二、四和五所有材料，审批一般为五个工作日；  

七、省外办下达任务批件，学校办理政审（2—3个工作日）

省外办下达批件后，教师填写因公出国（境）备案表，外事处审核，由组织部报校党委书记签字盖章。  

八、办理护照（一般3个工作日）

教师自行准备并办理以下护照材料：

1.赴省外办对外交流中心培训（周一至周五上午9：00开始），办理外事培训证、签订目标责任书（迎泽大街309号省人大培训中心二层）  

2.安全培训证（太原市迎泽大街388号国际大厦9层901）

3.政审表  

4.身份证复印件  

5.省外办照片及指纹采集（太原市迎泽大街388号国际大厦三层省外办）  

6.签订因公出国（境）证照退还保证书  

以上材料办妥后需由教师扫描并发送外事处，外事处上报省外办系统；同时，教师将纸质材料交送省外办。  

九、办理签证（一般15-20个工作日）

教师填写签证须知表，并准备所赴国家需要的其他签证材料，外事处为教师出具在职证明、收入证明。前述材料提交省外办出国服务中心，由该中心在内部系统内填报签证申请表并出具其它签证材料（一般为三个工作日），并由省外办出国处走机要（每周一、三）至北京省外办驻京办，驻京办（每周一、周三、周五）经外交部转至各国使馆办理签证，一般15-20个工作日。  

十、领取签证

教师本人赴北京山西外办驻京办领取签证并结算相关费用（他人代领，须由外事处出具介绍信）。教师到外事处签订因公出国（境）须知，并按规定购买机票、外汇等事宜。  

十一、上交护照及出访总结

教师回国后于7日内将护照、签证、出入境信息及总结提交外事处审核，并上交至省外办出国管理处(不能邮寄)。  

十二、经费核销

教师填写因公出国费用结算单，经外事处审核相关票据后，计财处核销出访费用。